「ひとり情シス」は、情報システムを担当する社員が社内に1人しかいない状態です。
唯一の担当者が何らかの理由で退職した場合に、情報システムに関連する業務が止まってしまうため、企業にとっては非常にリスクの高い状態といえます。

本記事では、ひとり情シスのよくある退職理由や、退職した場合に生じる問題を解説したうえで、企業が取り得る対策を紹介します。

中小企業におけるひとり情シスのよくある悩みや、その解決策については以下の記事も参考にしてください。

■参考記事
ひとり情シスとは？リスクや問題点をもとに解決策を紹介

ひとり情シス担当者のよくある退職理由

次にひとり情シス担当者の退職後に生じる問題点について4つ紹介します。

• 属人化した業務を引き継ぐのが難しい
• 社内のITインフラが機能不全に陥りやすい
• 緊急時の対応が難しい
• すぐに適任となる人材を確保できない

以下に詳しく解説します。

属人化した業務を引き継ぐのが難しい

ひとり情シスの担当者が退職した場合、後任者への引継ぎが困難です。

ひとり情シスの担当者は、情報システム部門の多岐にわたる業務を1人で行うため、誰かと共有することを想定せず、また共有資料を残す余裕もない中で仕事を進めているケースがあります。

このようなケースでは、退職した担当者の意図やノウハウを、後任者に引き継ぐことが非常に困難になります。

 社内のITインフラが機能不全に陥りやすい

情報システム部門は、社内の情報システムに日々発生する大小様々なトラブルに対応しています。
そのため、ひとり情シスの状態で担当者が退職してしまうと、トラブルへの対処ができなくなるおそれがあります。
最悪の場合、業務の停止や、個人情報の流出などが発生し、顧客からの信頼を失うことにも繋がりかねません。

すぐに適任となる人材を確保できない

ひとり情シスに陥るそもそもの原因のひとつに、人手不足があります。
そのため、ひとり情シスの担当者が退職した場合、後任にふさわしい人材をすぐに確保することは難しいでしょう。
求人を出したとしても、すぐに条件の合う人材が見つかる保証はありません。

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ひとり情シス退職問題の対策方法

ひとり情シス退職問題への対策としては、以下の2通りのアプローチが考えられます。

• ひとり情シス担当者の退職を防ぐ
• 退職してしまう場合の対策を立てる

以下に詳しく解説します。

ひとり情シス担当者の退職を防ぐ方法

まずは、ひとり情シス担当者の退職を防ぐ方法について3つ紹介します。

• マニュアルや社内FAQの整備
• 経営層や管理層の理解
• ICTツールの活用

マニュアルや社内FAQの整備

ひとり情シス担当者の退職を防ぐためには、過度な負担をなくしつつ、本当に重要な業務に注力できる環境を作ることが重要。有効な手段のひとつが、社内向けのマニュアルやFAQ（よくある質問集）の整備です。

マニュアルやFAQが充実することで、他部門の社員がシステムやパソコン操作にまつわる初歩的な疑問やトラブルを自己解決できるようになり、情報システム部門の負担を減らすことに繋がります。また、社内全体のITリテラシーを底上げする効果も期待できるでしょう。

経営層や管理層の理解

ひとり情シス担当者の退職を防ぐためには、経営層や管理職が、情報システム部門についての理解を深め、正当に評価することも欠かせません。
特にITの知識がない経営者の場合、情報システム部門の業務を実態よりも軽く捉えてしまい、他の業務と兼任させたり、ひとりの担当者に過度な負荷をかけたりといった事態が発生しがちです。

ひとり情シス担当者の退職に悩んでいる経営者は、情報システム部門の業務がいかに重要で、なおかつ負荷のかかるものであるのかを、改めて認識する必要があるでしょう。

ICTツールの活用

ICTツールを導入し業務を効率化することでも、ひとり情シス担当者の負担を減らし、退職の防止に繋がります。
また、ツールを導入しておくことで、万が一退職に至ってしまった場合も後任者への引継ぎをスムーズに行えます。

代表的なICTツールとしては以下のようなものがあります。チャット・コミュニケーションツールをはじめ、ナレッジを蓄積するためのツールや、ファイル共有をスムーズに行えるツール、進捗管理ツールなど自社の体制や事業に合ったツールを検討しましょう。

• Slack
• Chatwork
• Teams
• Qast
• kibela
• Notion
• Whereby
• Zoom
• Dropbox
• Box
• Google Drive
• Trello
• jooto

退職してしまう場合の対策方法

やむを得ず、ひとり情シスの担当者が退職してしまう場合は、以下に挙げるような対策を取ることができるでしょう。

• 組織全体のITリテラシー向上
• ナレッジベースの構築
• アウトソーシングの活用

組織全体のITリテラシー向上

会社がひとり情シスの状態に陥ったら、まずは普段から組織全体のITリテラシー向上に取り組みましょう。
ITリテラシーの高い組織であれば、もしもひとり情シスの担当者が退職してしまっても、引継ぎを円滑に行うことが可能です。

ナレッジベースの構築

ナレッジベースとは、業務にまつわる知識を1箇所にまとめ、検索できるようにしたものです。
属人化しがちなひとり情シスの業務も、ナレッジベースを構築しておくことで、容易に情報共有できるようになります。仮に退職する場合も、後任への引継ぎを円滑に行えるでしょう。

ナレッジベースの作成には時間を費やしますが、知識が共有されないことによるリスクを考慮すると、取り組む価値のある施策であるといえます。

アウトソーシングの活用

ひとり情シス担当者が退職してしまう場合の対策として、アウトソーシングの活用も有効です。
自社内だけで適切な人員・ノウハウを用意するのが難しいのであれば、情シス業務を外部に委託することも検討しましょう。
アウトソーシングを活用することで、ひとり情シス担当者や、退職する人の後任者の負担も大きく減らすことが可能です。

アウトソーシングを検討する際は、特に情報セキュリティをしっかり管理できるかをチェックすることが大切になります。
情報セキュリティにおける「プライバシーマーク」や「ISO27001」を取得済みの企業であれば、情報の取り扱いに関して安心して依頼ができるでしょう。

アウトソーシングで対応可能な業務は、たとえば以下のようなものです。

• PCの調達・キッティング
• アプリケーションの運用保守
• コンサルティング
• DX化の推進
• インシデント管理
• システム・IT監視
• ネットワーク環境の改善
• システム運用改善
• IT戦略
• 問題管理
• サーバ設計・構築

また、以下はアウトソーシング先の選定フローの一例です。

1. 情報システム部門に関する業務内容の棚卸し
2. サービスごとの比較表を作成
3. 社内のヒアリングシート作成
4. サービス検討・決定
5. サービス見積もり・導入

■参考記事
情シス業務はアウトソーシング可能？業務範囲や外注先の選び方を解説

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