「ITアウトソーシングではどんなことができるの？」「ITアウトソーシングのメリットは？」といった疑問を抱いている方もいるのではないでしょうか。

ITアウトソーシングは、適切に活用することで、従業員の生産性向上やIT業務の品質向上、コスト削減などにつながります。

一方で、自社の課題に即したサービスを利用しなければ、活用できないどころか重大なトラブルにつながりかねないため、導入時には十分な検討が必要です。

この記事では、ITアウトソーシングの概要や、メリット・デメリットなどを解説しています。さらに、活用するためのポイントや具体的な導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

参考記事：情シス業務はアウトソーシング可能？業務範囲や外注先の選び方を解説

 

ITアウトソーシングとは

ITアウトソーシングとは、自社のITに関連する業務を外部企業に委託することを意味します。IT分野の一部を委託するケース、システムの開発、運用まですべてを委託するケースなど、委託形態はさまざまです。

活用方法としては、自社のDX化を進めるため業務環境をクラウドに移行する、ヘルプデスク業務のみを専門の企業に任せるといったものが挙げられます。

自社でまかなうのが難しい業務をアウトソーシングすることで、IT部門の従業員がコア業務に集中できるようになるでしょう。

 

ITアウトソーシングが重要視される理由

昨今、ITアウトソーシングが重要視される背景としては、以下の3点が挙げられます。

• 労働力人口が減少傾向にあるため
• DX化に対する需要が高まっているため
• IT分野では専門知識が求められる業務が多いため

それぞれみていきましょう。

 

労働力人口が減少傾向にあるため

少子高齢化による労働力人口の減少は、日本企業にとって大きな課題です。

総務省統計局の「労働力調査2022年」によると、2022年の労働力人口は、前年比で5万人の減少となっており、深刻な人手不足が懸念されます。

企業が成長するためには、このような人的リソースが限られる環境下であっても、従来の成果を維持、または向上させなければなりません。

積極的に外部のリソースを利用することで、自社の限られた人材をコア事業に集中させながらIT部門を運用することが可能になります。

 

DX化に対する需要が高まっているため

経済産業省は、日本企業のDX化の推進を掲げています。同省の「DXレポート」では、2025年までにDX化の推進を行わなかった場合、以降の5年間で年間最大12兆円の経済損失が生じる可能性があると指摘しています。

また、独立行政法人 中小企業基盤整備機構の「中小企業のDX推進に関する調査」によると、DX推進の必要性を感じている企業は、従業員101人以上の企業で約9割を占め、従業員20名以下の企業でも6割以上が「何らかの対策が必要」と回答しています。

こうした背景をふまえ業務のDX化を行う必要性が高まっており、専門的な企業に業務を委託できるITアウトソーシングが注目を集めていると言えるでしょう。

IT分野の専門家が集まるアウトソーシング先では、高度な技術とスキルでスピード感のあるIT関連業務の進行が期待できます。

 

IT分野では専門知識が求められる業務が多いため

社内システムやWebサイト、ネットワークのセキュリティ、クラウドへの移行など、運営上必要になるIT関連業務は多岐にわたり、それぞれ高度な専門知識が求められることも少なくありません。

一方で、専門的な人材を獲得する競争は激しく、想定どおりに人員を確保できない場合があるほか、確保できたとしても採用コストがかさんでしまう可能性も考えられます。

そのため、少しパソコンの操作に詳しいだけで担当者に選ばれ、「ひとり情シス」を任されるケースも発生します。

ITアウトソーシングは、業務の内容に応じて専門的な人材に業務を一任できるので、自社のリソースにかかる負担を軽減できるでしょう。

参考記事：ひとり情シスの退職問題に対処するには？離職後の課題と対策方法を解説

 

ITアウトソーシングの形態・種類

ITアウトソーシングには、さまざまな形態・種類のサービスがあり、適したサービスを利用しなければ思うような効果は得られません。それぞれの特徴を知り、自社にぴったりのサービスを探す必要があります。

 

フルアウトソーシング

フルアウトソーシングは、業務の一部だけではなく全部をアウトソーシングする方法です。IT部門であれば、企画から開発、業務状況のチェックなど、すべてのプロセスを外部企業に委託します。

従業員の負担を大幅に減らせ、採用コストの大幅カットが可能になるほか、リソースを本来の業務に集約することができます。

ただし、コストが高額になりやすく、一部の業務内容がブラックボックス化するリスクもあるため、委託にあたっては内容を慎重に検討する必要があるでしょう。

 

運用アウトソーシング

運用アウトソーシングは、サーバーやOSといったシステムの重要なインフラ部分の運用を外部委託する方法です。

業務システムを導入したものの形骸化していたり、メンテナンス作業に手が回らなかったりする場合に最適です。

うまく使いこなせず宝の持ち腐れ状態になっているシステムを有効に稼働させることで、事業に最大限活用できるようになるでしょう。

システムの技術的な問題から解放されるメリットがあり、サービスによっては運用面に関するノウハウも得られる可能性があります。

 

ヘルプデスク

顧客または社内の従業員からの問い合わせに対し、技術的なサポートを行う窓口である「ヘルプデスク」を外部委託する方法もあります。

たとえば、社内のPCやタブレット端末の利用者からの問い合わせや、障害への対応などを外部の専門業者に委託することが可能です。

企業に代わってユーザーからの問い合わせやトラブルの申し出に対応する窓口や、夜間や土日のみ対応を受け付けるサービスなど多くの形態があるので、自社に適したサービスを利用するとよいでしょう。

 

常駐サービス

サービスの提供先に担当者が常駐し、技術的なサポートを行うサービスで、「デスクサイドサポート」とも呼ばれています。

担当者との距離が近いため、システム上の問題解決やトラブルシューティングといった不明点を気軽に質問できるのが大きなメリットです。また、リアルタイムで問題の解決ができるため、業務に支障をきたす心配も軽減できるでしょう。

アウトソーシング先のサービスによってはコンサルティングを提供していることもあるので、運用や施策についてのアドバイスを受けることも可能です。

 

ホスティング

サーバーやストレージの準備から運用、保守だけでなく、機能の強化などをアウトソーシングする方法です。

一時的にサーバーを停止しなければならないような状況でも、外部のサーバーを借りていれば、自社でサーバーを管理し保守するコストを削減できるだけでなく、安定した運用を実現できます。

機器の故障や老朽化に対応したメンテナンスを任せられ安定的な運用が行えるほか、セキュリティ対策が期待できることもメリットと言えるでしょう。

 

ハウジング

専門業者のサーバーを借り受けるホスティングと違い、サーバーをはじめとした機器を自社で用意し、サービス事業者に預ける形態を指すのが「ハウジング」です。

サーバーの所有権は自社にあるものの、機器のメンテナンス、保守、トラブルや障害の対応は設置先の業者に任せるケースも珍しくありません。

しっかり災害対策がされ、高いレベルのネットワークや電力、セキュリティが確保されているデータセンターに重要なサーバーを設置できることが、ハウジングのメリットです。

 

ITアウトソーシングのメリット

ITアウトソーシングにはさまざまな形態があり、自社に適したサービスを活用することで多くのメリットが得られます。

以下、ITアウトソーシングを活用するメリットを紹介するので、自社の課題と照らし合わせながらご覧ください。

 

IT業務の担当者がコア業務に集中できる

IT部門のアウトソーシングを活用すれば、日々の障害対応や問い合わせ、保守管理といった業務を外部企業に委託し、自社の従業員はシステムの企画設計や開発などの重要な仕事にのみ注力できるようになります。

アウトソーシングには費用がかかりますが、よりコア業務に集中できる環境を整えることで、大きなリターンが得られる可能性があるでしょう。

ノンコア業務に割かれていた時間を社員の知識、スキルを上げるために活用できれば、企業の成長にもつながります。

 

専門人材の活用により業務品質の向上が見込める

IT業務では専門的なスキルが求められるケースが多く、一から従業員を教育して業務を遂行できるレベルにまで到達させるには、膨大な時間と労力が必要になります。

その点、アウトソーシング先には高度な知識を有する人材がすでに所属しているので、スムーズに問題の解決にあたることが可能です。

ITの知識がある専門の人材に業務を一任すれば、自社でリソースを割き時間かけて行う場合に比べ、はるかに省コストで高品質の業務が実現できるでしょう。

 

人件費や運用コストの削減につながる

アウトソーシングを活用すれば、IT関連業務に割く人員を削ることができるため、人件費の削減が可能です。

セキュリティ管理のための人材を雇用・配置するコストを削減し、自社にとってより重要な部門に人材を投入しやすくなるでしょう。

このほか、システムインフラの運用を委託すれば、保守管理にかかるコストの削減も可能です。

 

組織体制を柔軟に変更しやすい

新しく業務システムを導入したり、IT環境を変化させたりする場合、本来であればそれに適した組織体制へ移行する必要があります。

しかし、アウトソーシングを活用していれば、組織の体制変更に伴って適宜外注先を変えられるため、自社でシステムを抱えている状態に比べて組織変更に柔軟に対応できるでしょう。

また、移り変わりや進歩が激しいIT技術に対し、自社で新しい知識を学ばずとも迅速に対応できる点もメリットです。

 

ITアウトソーシングのデメリット

ITアウトソーシングは、専門家にシステム管理を任せられ、社内のリソースをノンコア業務から開放するメリットがありますが、反面、デメリットも存在します。

導入前にデメリットがあることを理解し、それぞれに対策を講じる必要があるでしょう。

 

社内ナレッジが蓄積されない恐れがある

外部企業に業務を委託すると、自社ですべての業務をまかなう場合に比べ、、委託した業務に関するナレッジの蓄積が困難になるケースが考えられます。

アウトソーシングした結果、システムの内製化が進まず、IT分野において活躍できる従業員が十分に育たない可能性もあるでしょう。

当面はアウトソーシングを活用しながら、エンジニアの育成も進め、将来的には内製化していきたいと考えている場合は、ノウハウの蓄積を可能にするスキームが必要 になります。

 

情報漏洩のリスクが高まる

アウトソーシングでは、外部企業に自社の機密情報を渡すケースが多くなるため、情報漏洩のリスクがそれだけ高くなります。

令和4年に施行された個人情報保護法第25条に以下のような記載があるため、たとえ委託先から情報が流出したとしても、自社に大きな責任が問われる可能性もあります。

「個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない」
（個人情報保護法第25条より抜粋）

アウトソーシング先を選ぶ際は、サービス内容や料金を検討することも大切ですが、セキュリティレベルについても十分に確認しておきましょう。

 

ITアウトソーシングを活用する際のポイント

ITアウトソーシングを最大限に活用するためには、運用を開始してから問題が起こらないよう、導入前に重要なポイントをきちんと確認しておくことが大切です。以下、ITアウトソーシングを活用する際のポイントを解説します。

 

現状の課題と目的をもとに委託業務の種別を決める

アウトソーシング先にすべての業務を丸投げしてしまうと、社内にナレッジが蓄積されず、いつまで経ってもアウトソーシングから抜け出せない可能性があります。

社内にIT関連部門の状況を把握している人材が一人もいないといった事態に陥っては、業務委託が終ったあとのさまざまな業務に対処できません。

上記のような事態を防ぐためにも、委託すべき業務の種類は、慎重に絞り込む必要があるでしょう。

そのためには、まずIT分野で抱えている現状の課題から逆算し、アウトソーシングする目的を明確にすることが重要です。

長期的な自社での運用を見据え、委託業務の限定や期間を決めてアウトソーシングを活用するといった工夫をしてみましょう。

 

アウトソーシング先と責任範囲について話し合う

アウトソーシング先と契約を結ぶ前には、必ず双方の責任範囲やサービスの内容を明確にしておきましょう。

導入にあたって、業務内容とそれに伴う責任範囲を明確にしなければ、運用を開始してから「業務の品質が落ちた」「業務内容が異なる」といったトラブルが起こりかねません。

問題が起こらないよう、保証するサービス内容、責任範囲、業務内容などを明確に取り決めるための、SLA（サービス・レベル・アグリーメント）の締結が重要です。

それぞれに齟齬や誤解が生じないよう、きちんと話し合って合意したうえで契約書を交わすようにしてください。

 

アウトソーシング先の実績をよく確認しておく

ITアウトソーシングでは、実際に業務を委託してみるまで、具体的な費用対効果をイメージできないケースも少なくありません。

このようなときに参考となるのが、サービス事業が公式サイトなどで公開している実績や事例です。事例を確認することで、自社に導入した場合の変化をイメージしやすくなります。

「導入社数」「導入している代表的な業界」「導入事例」などと合わせて、サービス内容をチェックしましょう。

また、導入事例や顧客の声を参考にできる場合は、公式サイトに記載されているサービス内容と成果がかけ離れていないかを確認することも重要なポイントです。

 

ITアウトソーシングの具体例

ここでは、日本通信ネットワークで実際にご支援させていただいている、ITアウトソーシングの導入事例を2件紹介します。自社の状況と照らし合わせ、アウトソーシングを検討するうえでの参考にしてください。

 

事例1：人材派遣業

総務担当者が情シス業務を一人で対応しており、忙しすぎて業務が回らないことが課題でした。従業員が利用するPC端末の購入をスポットでベンダーに依頼していましたが、必要なときに都合がつかず、スピーディーな対応をしてもらえないという悩みもありました。

そこで、故障時には先出しセンドバック交換ができるレンタルPCと、専門家によるキッティングサービスが受けられるFLESPEEQ LCMを導入。FLESPEEQ LCMでは、新規導入端末のキッティング作業がアウトソースでき、負担の大幅軽減に成功しました。

また、端末が故障したときには、先出しセンドバックによってキッティング済みの交換機を発送。ダウンタイムも軽減され、総務担当者が本来の業務に集中できるようになりました。

 
本事例の詳細はこちら：多忙なひとり情シス、「レンタルPC」で負担もコストも軽減

 

事例2：情報通信業

社内にリソースがなく、「ひとり情シス」状態のなかでさまざまな業務に対応していたため、忙しすぎて業務が滞ることが多々ある状況でした。

ヘルプデスク対応については、マニュアルを見れば解決できそうな簡単な問い合わせも多いなか、すべての問い合わせに一人で対応しなければなりません。

そこで、ヘルプデスクやテクニカルサポートといった情シス業務を委託できるFLESPEEQ LCMを導入。頻発する「パスワードロック」や「画面のフリーズ」などの問い合わせに自身で対応する必要がなくなり、これらの解決に要していた時間を他の業務に費やせるようになりました。

手間のかかる作業が減ったことにより、コア業務に集中できるようになり、負担の軽減や生産性の向上に成功しました。

 

（まとめ）ITに関するお悩みならトータルICTソリューション「FLESPEEQ」へ

労働人口の減少やDX化の推進に伴い、日本国内ではITアウトソーシングの需要が高まっています。

IT部門の外部委託は、自社のリソースの開放、人件費や運用コストの軽減といった効果が期待できますが、情報漏洩や社内のナレッジが蓄積されないといったデメリットもあるので注意が必要です。

そのため、導入にあたっては、自社に合ったアウトソーシングの方法や企業の選定が重要だと言えるでしょう。

日本通信ネットワークが提供する「FLESPEEQ」は、IT業務を丸ごとアウトソーシングすることが可能なサービスです。

企業の抱えている課題に対して最適なソリューションを提供し、専門のエンジニアによる運用、管理でお客様のIT環境を最適化します。

課題に応じて「キッティングのみ」「レンタルPCのみ」など、お客様の課題に合わせたサービスを選んでご利用いただけます。

日本通信ネットワークは、企業ごとに、企画立案から構築・運用までワンストップで、ICTソリューションサービスを提供しています。
IT担当者様が、ビジネス拡大や生産性向上のための時間を確保できるよう、全面的に支援します。
お問い合わせ・ご相談・お見積りは無料ですので、お気軽にお問い合わせください。