「情シス業務が負担になり、従業員がコア業務に集中できない」、「情シス業務を外注したいが、委託先の選び方が分からない」といった悩みを抱えている方も多いでしょう。

IT部門の外部委託は、自社に適したサービスを利用しないと効果が得られないばかりか、さまざまなリスクにさらされる可能性があります。

情シス業務のアウトソーシングに対する理解を深めたうえで、自社の抱えている課題を解決するために最適なサービスを選定しましょう。

この記事では、情シス業務をアウトソーシングする重要性と、委託先の選び方について解説しています。業務範囲やメリット、デメリットにも触れているので合わせてご覧ください。

参考記事：ITアウトソーシングとは？メリットや活用方法、具体例を解説

情シス業務はアウトソーシングすべき？

少子高齢化を背景とした労働人口の減少によって、多くの国内企業ではIT人材不足が深刻な問題になっており、今後も状況は悪化すると予想されています。

業務においてインターネットやコンピューターの利用が欠かせなくなっている現代では、IT部門が企業を支える大切なセクションとして重要視されています。安定的にIT人材を確保するためにも、情シス業務のアウトソーシングはますます必要になるでしょう。

またIT担当者が他部署との兼任であったり、「ひとり情シス」の状態が慢性化したりしているような場合も、アウトソーシングすべき状況だと言えます。

情シス業務のなかの一部でも外部に委託できれば、担当者の負担は大きく軽減されるでしょう。

参考記事：ひとり情シスの退職問題に対処するには？離職後の課題と対策方法を解説

 

 

アウトソーシング可能な情シスの業務範囲

アウトソーシングするにあたって、委託できる業務の範囲を把握しておきましょう。自社の課題と合わせて確認することで、導入のイメージがしやすくなります。

以下、一般的にアウトソーシング可能な情シスの業務範囲を解説します。

 

サーバーの構築・運用

サーバーの構築は、本来であれば自社で「サーバーの利用目的」「規模」「セキュリティ」といった構築に必要な要望を取りまとめ、適切な環境の設計をしたうえで設定する必要があります。

アウトソーシングによって、これらの業務にかかる負担が軽減されるほか、設置後の運用や保守にかかる手間の削減、メンテナンスコストの抑制にも効果が期待できます。

 

社内ネットワークの構築・運用

社内ネットワークの構築に関わる業務も、アウトソーシングしやすい業務内容です。リモート環境の構築や社内LANの設定だけでなく、社内ネットワークの保守管理といった業務もすべて外部委託できます。

「ひとり情シス」のような形態では、担当者がネットワークの構築や運用に関わる知識を持っておらず、トラブルの際に対応できないケースも珍しくありません。

しかし、アウトソーシングを活用すれば、専門家に一切の業務を任せられるため、安定してネットワークを稼働させることが可能です。

 

セキュリティ対策

ウイルスやマルウェアの種類は年々増え続け、不正アクセスの手口はますます巧妙化しています。日々変わっていく状況を注視しつつ、新たなリスクや脅威が生じた際には、速やかに対策を立てなければ必要なりません。

しかし、社内にセキュリティ対策に関するリソースがなければ、被害への対処が遅れ、重大なトラブルへと発展する恐れがあります。

さまざまなセキュリティリスクと、それに伴う対処法に精通している委託先にアウトソーシングすれば、堅牢なシステムをスムーズに社内へと導入できるでしょう。

 

社内ヘルプデスク

社内ヘルプデスクは、機器の使い方や設定方法、システムへのログインなど、従業員から寄せられる社内システム全般の問い合わせに対応する窓口です。

アウトソーシングの活用により自社専用のサポート窓口を開設できるため、情シス担当者に負担が集中しません。

ヘルプデスクの担当者には、技術的な専門知識や問題解決力だけでなく、高いコミュニケーション能力も求められますが、外部委託すれば人材を一から教育せずに済みます。

社内の困りごとをリアルタイムで解決できるので、従業員の満足度向上も期待できるでしょう。

 

 

情シス業務をアウトソーシングするメリット

情シス業務の一部から、すべてを委託することも可能なアウトソーシングですが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

以下、情シス業務をアウトソーシングするメリットを見ていきましょう。

 

情シス部門における業務効率化が図れる

数多くの業務を抱える情シス部門では、担当者の負担が大きくなりがちです。対応しきれない業務が増えると労働時間が長くなり、従業員のモチベーションの低下や離職率の増加につながる恐れがあります。

アウトソーシングを活用すれば業務の一部または全部を委託できるため、外注する業務の量や内容に応じて担当者の負担が減り、それぞれの従業員が効率良く仕事に取り組めるようになるでしょう。

手間がかかり負担の大きい業務のみ外注し、社内の担当者はコア業務に注力するのも一案です。

 

情報が適度に分散して属人化の抑制につながる

情シスは、その業務の特性上多くの人が関わることが難しく業務が属人化してしまうケースがあります。

アウトソーシングすることで、業務に関わる情報やノウハウが適度に分散されて情報がオープンになるため、ブラックボックス化した状態の解消にもつながるでしょう。

特定の人物に業務が偏ると、その人の離職や不在によって業務が滞ってしまう可能性が高くなるので、早めに状況を改善する必要があります。

アウトソーシングを利用すれば、業務上の知識が蓄積され、データが共有されるため、社内でのスムーズな引き継ぎを可能にします。

 

アウトソーシング先が持つ高度なノウハウを取得できる

アウトソーシング先が持っている高度なIT知識の吸収を目的に外部委託するのも、社内のリソースを増やす方法の一つです。

とくに「ひとり情シス」のような環境下では、担当の従業員が必ずしも専門知識を持っているとは限らず、適切な業務が行えていない可能性があります。

業務の負担を軽減できるだけでなく、不明点があればすぐに専門家に相談できることも、アウトソーシングを利用する大きなメリットと言えるでしょう。

委託業務のほかにコンサルティングサービスを提供している企業もあるため、必要に応じて活用してください。

 

採用計画の最適化によりコストを削減できる

すべての業務を委託するのではなく、一部の業務のみをアウトソーシングすることで、必要最低限の人材のみで自社の情シス部門を運営できるようになります。

これによって新規の採用案を考える際に人員の最適化が可能になり、無駄な採用をする必要もなくなるためコスト削減につながります。

とくに、IT人材が不足しがちな状況下では採用コストが高額になりやすく、給与も高水準に設定される傾向にあるので、アウトソーシングを活用することでコスト削減の課題に悩まされずに済むでしょう。

 

情シス業務をアウトソーシングするデメリット

情シス業務のアウトソーシングには、担当者の負担軽減やコスト削減といったさまざまなメリットがありますが、デメリットにも注意を払う必要があります。

以下、情シス業務をアウトソーシングするデメリットを解説します。

 

費用対効果の妥当性を検証しにくい

情シス業務のアウトソーシングには、数多くのサービスが存在し、同じ業務内容でも委託先によって料金やサービスの範囲が大きく変わります。

そのため、実際にアウトソーシングする前では「どの程度の成果が見込めるのか」「その費用対効果は適正なのか」といった点の検証が難しいことがデメリットとして挙げられます。

後ほど解説するアウトソーシング先の選び方を理解し、比較、検討にじっくりと時間をかけて、最適なサービスを見つけましょう。

 

情報漏洩などのセキュリティインシデントのリスクが高まる

外部企業に自社の業務を委託する以上、セキュリティリスクはどうしても高まってしまうことを認識しておく必要があります。

どれだけセキュリティレベルの高い委託先でも、自社と外部企業ではセキュリティポリシーが異なる点に注意してください。

外部企業では自社のセキュリティポリシーをもとに対策を講じるため、こちらが求めているセキュリティ対策が実際には実施されていないといったトラブルに発展する可能性もあります。

たとえ外部企業であっても、委託先から機密情報が漏洩すれば、世間でのイメージダウンだけでなく、自社の経営、業務面に損害が出ることも考えられるでしょう。

契約前に、委託先のセキュリティポリシーや対策状況、これまでの実績などについて事前によく調査しておくことが大切です。

 

準備不足があると成果が見込みづらい

業務フロー、手順書などが不十分な状態にもかかわらずアウトソーシングすると、期待した成果が上がらない可能性があります。

とくに業務フローが正確に伝わっていない場合は、業務上のミスや抜け漏れが増える可能性があり、その修正業務でかえって負担が増加する事態になりかねません。

情シス業務のアウトソーシングでは、事前準備がなによりも大切です。委託する業務の種類や進め方、双方の対応範囲など、細部にいたるまで入念に打ち合わせしておくことが重要です。

 

情シス業務のアウトソーシング先の選び方

メリットとデメリットを理解したところで、最適なアウトソーシング先を選ぶ方法を見ていきましょう。

自社に適したサービスを選ばなければ期待する効果は得られません。以下を参考に、最適な委託先を見つけてください。

 

サービス内容と費用とのバランス

多くの場合で、委託業務の費用はサービス内容によって異なり、業務の対応範囲や担当者のスキルの高さが反映されます。

自社の目的に沿ったサービス内容で委託先を選ぶことが重要ですが、たとえ高品質のサービスであっても、あまりに高価格では利益を圧迫してしまい、費用対効果が実感できません。

また、導入コストを抑えることに気を取られ、あまりにも安価で低品質なサービスを選んでしまうと、かえって業務品質が低下してしまい、元も子もないでしょう。

アウトソーシング先によって「どのようなことができるのか」「それに対する価格はいくらか」といった点を可視化し、複数の選択肢を比べて検討してください。

 

セキュリティ

業務を委託するということは、外部企業に重要なデータを預けるということです。そのため、セキュリティには十分な配慮をすることが求められます。

万が一委託先から情報が流出すれば自社の信用失墜は免れず、場合によっては経営状況が危険な状態に陥ることも考えられます。

情報セキュリティへの取り組みを確認し、国際規格の認証である「ISO27001」を取得しているかどうかを一つの基準にしてアウトソーシング先を選びましょう。

安全性を証明する資格には、上記のほかにも「プライバシーマーク」や「ISMS」などがあるので、公式サイトを見てチェックしてください。

 

社内体制・運用ノウハウ

アウトソーシング先の人材育成、研修制度が整っているかどうかも、サービスを選ぶうえでの重要な判断材料になるので、公式サイトで確認しておきましょう。

従業員によって知識やスキルに大きな差があると、担当者次第でサービスの品質にバラツキが生まれ、情シス業務の品質も安定しない可能性があります。

また、将来的に委託範囲を縮小したい場合は、社内にノウハウを蓄積することも視野に入れておく必要があります。ノウハウとともに委託先から高度な専門知識を引き継ぐことができるかどうかも大事なポイントです。

トラブル発生時のマニュアルや、社内FAQの整備などに対応できるかチェックすることも忘れてはいけません。

 

導入実績

公式サイトに掲載されている導入実績を参考にすると、アウトソーシングする前に、ある程度の成果をイメージできるのでおすすめです。

実際にその委託先を利用した「顧客の声」や「導入事例」などが掲載されていると、自社の状況に照らし合わせてイメージしやすくなります。

サービスを導入した企業が抱えていた課題や、アウトソーシングによってどのような点が改善したのか、どんな効果が得られたのかなど、具体的な情報が取得できるのでぜひ参考にしてください。

 

 

（まとめ）「ITまるごとサポート」のFLESPEEQが情シス部門の課題を解決

労働人口の減少やDX化の推進によって、IT人材の不足や情シス担当者の負担増加が懸念されるなか、IT業務のアウトソーシングが注目されています。

IT部門の一部またはすべての業務を外部委託することで、社内リソースの削減や高度なノウハウの蓄積が期待できるでしょう。

ただし、外部委託する以上、セキュリティ対策や費用対効果の検証といった新たな課題にも直面するため、前述したサービスの選定方法を参考に自社に適した委託先を見つける必要があります。

オフィスICTのお悩みを解決する「FLESPEEQ」は、情シス業務をアウトソーシングすることができるトータルICTソリューションです。

現在抱えている情シスの課題に対して最適なソリューションを提供するとともに、日々の運用管理も徹底サポートいたします。

「ひとり情シスで忙しい！」「どの業務を委託すべきか分からない」など、どんなお悩みでもお気軽にご相談ください。

日本通信ネットワークは、企業ごとに、企画立案から構築・運用までワンストップで、ICTソリューションサービスを提供しています。
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