テレワークは場所を選ばずに仕事ができるのがメリットですが、一方で課題もいくつかあります。
「情報共有が難しくなる」「コミュニケーション不足で連携がとれない」「生産性が低下した」などは、テレワークを導入した企業によくある課題です。
テレワークのお悩みは、クラウド化で解決しましょう。この記事では、クラウドとは？といった基礎知識から、テレワークでクラウドを活用するメリット、導入方法まで徹底解説します。
目次
クラウドとは？
クラウドとは、インターネット経由で、さまざまなコンピュータの機能を利用できるサービスのことです。
インターネットに接続できる環境があれば、場所や利用端末を問わずクラウドサービスを利用できます。
クラウドサービスを契約すれば、新しくソフトをインストールしたり、端末を用意したりすることなく、すぐに始められるのがメリットです。
さらに、クラウドはインターネット上でデータのやり取りが完結するため、一部の設定は必要ですが、社内ネットワーク構築のために独自でサーバを用意する必要もなくなります。
テレワークでクラウドを活用するメリット
テレワークを導入し、クラウドを活用することによる主なメリットは次の3つです。
- セキュリティレベルが向上する
- 費用を抑えられる
- 保守に手間がかからない
具体的に見ていきましょう。
セキュリティレベルが向上する
通常、テレワークでデータの閲覧や保存などを行う場合は、企業で独自にサーバを用意します。そのうえでセキュリティ対策を行い、自宅や外出先から社内ネットワークへアクセスする必要があります。
一方、クラウドの場合、セキュリティ対策やシステムの更新作業などは、クラウドサービスを提供する側が対応。自社で独自のセキュリティ対策を行うことなく、安全にデータをやり取りできます。
費用を抑えられる
クラウドサービスは、サーバやソフトウェアを準備する必要がないため、初期費用を抑えられます。
また、データ保持のためのストレージ、システム管理・更新、セキュリティ対策もサポートに含まれるので、ランニング費用の削減も可能です。
初期費用やランニング費用を抑えながらテレワークが導入できることは、企業にとって大きなメリットといえます。
保守に手間がかからない
企業で新しいシステムを導入する場合、セキュリティ面も含めてシステムの保守管理が必要になります。
しかし、クラウドなら保守管理もサービスに含まれるので、手間がかかりません。
保守管理のための人件費を削減できるだけでなく、トラブル対応の必要もないのでIT部門の担当者の時間も節約できます。
IT部門に負担をかけずにテレワークを導入したいなら、クラウドによる環境構築は必須です。
テレワークでクラウドを導入する流れ
テレワークでクラウドを導入する一般的な流れは、次のようになります。
- 生産性の向上や初期費用の削減などテレワーク導入の目的や方針を固める
- 導入によって影響のある部署を集めて検討を実施
- テレワークが可能な業務を分析
- テレワーク範囲や管理方法などの導入案を作成
- 試験的な導入と検証を行う
- 検証結果を踏まえて本格的に導入
テレワークの導入を円滑に成功へと導くためには、目的の明確化と社内全体の理解を得ることが重要です。
企業のトップから社内へ通知することで、より社内全体の協力を得やすくなります。
また、本格導入の前に試験運用を行い、狙った効果は得られたのか、社員に過度な負担はないかなどを検証しましょう。
クラウドを選ぶポイント
テレワークにおけるクラウド活用では、次のポイントを意識しましょう。
- サービス内容
- セキュリティレベル
サービス内容
クラウドサービスに必要な機能は、企業によって異なります。
例えば、勤怠管理システムなら次のような機能が考えられますが、なかには不要だと感じるものもあるでしょう。
- 打刻処理の種類
- 残業管理の有無
- 集計に必要なデータの種類
- 既存システムとの連携の可否
現場で実際にクラウドを利用する社員にヒアリングを行い、ニーズに合ったサービスを提供しているクラウドを選ぶことが大切です。
また、サポート体制がどこまで整っているかも重要です。週末や祝日にも営業している企業の場合、サポート体制が平日のみのクラウドサービスでは不十分な場合があります。
サポート体制もクラウドサービスを提供する企業によってさまざまなので、よく比較検討しましょう。
セキュリティレベル
クラウドを選ぶ際は、自社が求めているセキュリティレベルが満たされているかどうかを、しっかりチェックしておきましょう。
ここで最適なクラウドサービスを選ぶことができれば、自社でシステム管理するよりも、ずっと高いレベルのセキュリティを保てます。
また、システムトラブルや自然災害時の対応フローといった、最悪の状況を想定したうえでクラウドを選ぶと、よりセキュリティレベルが向上します。
まとめ
今回は、クラウドとは？といった基礎知識から、テレワーク・リモートワークでクラウドを活用するメリット、導入方法まで徹底解説しました。
テレワークにクラウドを活用すれば、高いセキュリティレベルを保ちながら、オフィスにいるかのようにスムーズなデータのやり取りが実現できます。
快適なテレワーク環境を構築するためには、自社の目的や課題を明確にしたうえで、必要な機能に優先順位を付けて選ぶことが大切です。また、検討中のクラウドサービスにどのようなセキュリティ対策が講じられているかも必ず確認しましょう。
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