レンタルPCの導入では、返却時にデータが流出しないか、適切にデータを消去できるのかといった不安がつきものです。

データの消去が不十分だった場合にはどのようなリスクがあるのかを理解したうえで、安全に返却できるよう、パソコンを初期化する方法を知っておきましょう。

この記事では、レンタルPCを返却する際の初期化の必要性と、実施方法について解説しています。初期化するときの注意点もまとめているので、あわせてご覧ください。

レンタルPC返却時には初期化するべき？

レンタルPCを返却する場合は、必ず初期化しましょう。

初期化しなかった場合、社外秘の情報や個人情報が外部に流出したり、不正利用されたりする恐れがあります。

これらのリスクに対する対策としては、ファイルをゴミ箱に入れる程度では不十分です。

また、レンタル会社によっては、端末を返却したあとにデータをすべて消去してくれる場合もありますが、これも確実な保証がなければ、十分に安全とは言い切れません。

利用した端末は、まず自身の手で初期化し、その事実をしっかりと覚えておくことが重要です。適切に初期化できるよう、方法や手順を理解しておきましょう。

レンタルPCを返却するときの初期化の方法

レンタルPCを返却するときの主な初期化の方法は、次の3つです。

• 端末の設定画面から初期化する
• 専用のソフトウェアを使用する
• 専門会社に依頼する

それぞれ消去できるデータの種類や機能、消去の仕方、費用などが異なります。PCのスペックや台数にあわせて、適切な初期化方法を選びましょう。

端末の設定画面から初期化する方法

ここでは、端末の設定画面から初期化する方法を解説します。以下、Windows11での初期化手順です。

1. Windowsマークをクリックし、「設定（歯車アイコン）」を開く
2. 「システム > 回復」と進み、回復オプション「このPCをリセット」の横にある「PCをリセットする」ボタンをクリックする
3. 「個人用ファイルを保持する」または「すべてを削除する」を選択してクリックする

初期化したい場合は、「すべて削除する」を選びましょう。また、削除するドライブも「すべてのドライブ」を選択してください。

これによって「ドライブのクリーニング」が選択可能になり、実行後はファイルの復元がしにくくなります。

ただし、この方法では完全にデータの消去ができるわけではありません。復元の可能性が残る点には注意が必要です。

専用のソフトウェアを使用する方法

PCの初期化に対応した専用ソフトウェアを活用するのも一案です。

端末の設定画面から初期化する方法とは違い、データを消去するのではなく、まっさらな状態のデータの上書きによって初期化するのが特徴です。このようなソフトウェアを用いれば、デバイスの再利用が可能になります。

ソフトウェアによっては、次のような機能を搭載したものもあるので、必要に応じて選び分けましょう。

• データを完全に消去できたか確認できる機能
• 消去証明機能
• 複数のパソコンを一括で処理できる機能

上書き回数や消去できるデータ、処理にかかる時間などによって価格は変わりますが、安いものであれば3,000円程度から購入できます。

フリーソフトもありますが、安全性やサポート面を考えると、有料のものを使うほうがよいでしょう。

専門会社に依頼する方法

レンタルPCの台数が多いのなら、専門会社へのアウトソーシングを検討してみましょう。

SSDが搭載されているなど、PCのスペックによっては、ソフトウェアを用いたデータ消去でも不充分な場合があります。

また、非表示領域や予備領域まで完全に消去しなくてはならいけないケースもあるかもしれません。

しかし、レンタルしているPCの台数が多い場合、この作業を自社で行うのは手間がかかりすぎます。そこで効果的なのが、専門会社へのアウトソーシングです。

アウトソーシングであれば、自社の従業員が初期化作業を担う必要がないため、初期化を進めつつも、日常業務は滞りなく行うことができます。また、データの消去証明書を発行してもらえる点も、専門会社に依頼するメリットです。

ただし、ソフトウェア同様、費用がかかる点には注意が必要です。一般的に、PC1台につき3,000円から10,000円前後が必要になります。

レンタルPC返却時に初期化する際の注意点・ポイント

レンタルPCを返却する際は、データ削除サービスが提供されているか、契約にない費用が請求されていないかなどを確認しましょう。

また、安全性が保証されるよう、消去証明書が発行されるサービスを選ぶことも大切です。このほか、必要なデータが消えないよう、バックアップを取ることも忘れてはいけません。

データ削除サービスの有無を確認する

先に述べたように、PCのレンタル会社では、データ削除サービスを提供している場合もあります。

この場合、専門会社に依頼するのと同様、初期化作業をすべて担ってくれるのがメリットです。

これらのデータ削除サービスは、無料のものと有料のものに分かれているケースが多く見られます。

コスト面を考えると、費用は無料に越したことはありません。しかし、その場合は消去証明書が発行されないといった可能性も考えられます。

そのため、費用と安全性のバランスを考え、しっかり検討することが大切です。

消去証明書は、第三者機関である一般社団法人ソフトウェア協会が証明する書類です。したがって、レンタルPCを初期化した事実を客観的に証明できます。

レンタル契約の対象範囲を確認する

PCをレンタルしたときの契約内容によっては、セキュリティシステムの解約など、別途対応が求められるケースもあります。

そのため、レンタル契約の前には、対象範囲を十分に確認することが重要です。

たとえば、レンタルPCを返却する際に、予定していなかった費用が発生するパターンは珍しくありません。

のちのち「言った・言わない」のトラブルに発展しないよう、サービス内容を入念に確認したうえで契約を結びましょう。

初期化前に必ずバックアップを取る

レンタルPCを初期化すると、その端末に保存したデータがすべて消えてしまいます。

いずれ必要になるかもしれない情報や、消えると困るデータが保存されている場合は、初期化作業の前に必ずバックアップを取っておきましょう。

初期化する前にバックアップを作成すれば、万が一必要なデータを削除してしまったときにも、復元が可能です。

バックアップを取るには、レンタルPCからほかの端末へとデータを移行する方法が一般的です。

このほか、外付けHDDやUSBメモリへの移行、クラウドへのアップロードといった方法が考えられます。

レンタルPCを返却する際は初期化が必須

レンタルPCを返却するときは、必ず初期化する必要があります。何の対策もせずに返却すれば、重要なデータや個人情報が流出しかねません。

初期化は、パソコンのシステムや専用ソフトを用いて行うほか、専門会社にアウトソースする方法もあります。

初期化を外部に依頼する場合は、適切にデータ消去が行われたことを保証する「消去証明書」が発行されるサービスを選ぶと安心です。

また、返却時に予定外の費用がかからないよう、料金体系がわかりやすいサービスを選択するのもポイントです。

FLESPEEQ LCMのレンタルPCは、データ消去費用も月額料金に含まれているため、返却時に追加費用がかかりません。

また、データ消去作業をまるごとアウトソースできるので、ノンコア業務の負担を大きく軽減できます。

PC機器の調達から運用、適正処分まで、すべてまとめてお任せいただけるほか、必要なサービスのみを選んでご利用いただくことも可能です。

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