法人のパソコンが不要になった場合、企業は法律やルールに則って、正しく処分しなければなりません。

もしも適切に廃棄できなければ、罰則が課せられる可能性があります。

この記事では、法人のパソコンを処分する際に守るべきルールや、処分の方法、注意点について解説しています。

廃棄によって、情報漏洩や法律違反などのトラブルが起きないよう、ルールを理解しておきましょう。

法人のパソコンを処分する際のルール・義務

法人で利用していたパソコンを処分する場合、一般の廃棄物ではなく、産業廃棄物として扱われます。そのため、廃棄物処理法に則って適切に処理しなければなりません。

廃棄物処理法では、排出会社に処理の責任があると規定されています。一般家庭のパソコンは自治体に依頼して処分できますが、法人のパソコンは自治体では対応できないので注意しましょう。

法人のパソコンを処分するには、メーカーやリサイクル会社、産業廃棄物処理業者のいずれかに依頼するのが一般的です。

参考記事：ITAD（IT資産の適正廃棄）とは？押さえておくべき4つのポイントを解説

産業廃棄物管理票（マニフェスト）を遵守する必要がある

産業廃棄物として扱われる法人のパソコンは、処分にあたって産業廃棄物マニフェスト（廃棄物管理票）制度を遵守する必要があります。

産業廃棄物管理票（マニフェスト伝票）とは、産業廃棄物の処理を委託する際に必要な伝票で、適切な処理の仕方かどうかを確認するために用いられます。

処理を委託する事業者は、マニフェスト伝票を発行したうえで、収集運搬会社が署名・押印した控えを5年間厳重に保管しなければなりません。
また、最終処分までの内容や実態を把握することも、処理を委託する事業者の義務となっています。

メーカーによる回収・リサイクルが必須

法人のパソコンを処分する際は、資源有効利用促進法も忘れずに遵守しましょう。

資源有効利用促進法とは、3R（リデュース・リユース・リサイクル）を総合的に推進するための法律です。

指定省資源化製品に分類されるパソコンは、事業者による自主回収およびリサイクルシステムなどの条件が規定されています。

そのため、法人のパソコンは、メーカーが責任を持って回収し、リサイクルしなければなりません。

これに違反したメーカーは、資源有効利用促進法違反によって罰金刑などが科される可能性があります。

法人のパソコンを処分する方法

法人のパソコンは、家庭用PCの廃棄とは異なる法律に基づいて適切に処分する必要があります。

適切に処分しなかった場合は、罰則の対象になる可能性があるほか、情報漏洩などのトラブルにも発展しかねません。

法人のパソコンの主な処分方法については、以下の3つが挙げられます。

• メーカーに依頼する
• 産業廃棄物処理会社に依頼する
• リサイクル会社に依頼する

それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。

メーカーに依頼する

メーカーに依頼すると、他の方法よりも比較的シンプルな手順で、かつ安全に法人のパソコンを処分できます。

一般的な流れは次のとおりです。

• メーカーの公式サイトや電話番号から処分を依頼する
• 先方から発行された着払い伝票を添付し、処分したいパソコンを発送する

このほか、メーカーにパソコンを直接持ち込める場合もあります。この場合は、メーカーが最終的な処理まで一手に引き受けてくれるため、手間を削減できます。
ただし、法人のパソコンをメーカーに依頼して処分すると、原則として回収再資源化料金がかかる点に注意してください。

家庭で使用するパソコンの場合、メーカーのリサイクルプログラムによって無料で引き取ってもらえることがありますが、法人のパソコンの場合はリサイクルマークの有無にかかわらず有償になります。

産業廃棄物処理会社に依頼する

法人のパソコンを処分する際は、産業廃棄物処理を専門的に扱う会社に依頼することも可能です。

その場合は「産業廃棄物収集運搬契約書」や「産業廃棄物処分委託契約書」を取り交わす必要があります。

この方法のメリットの一つが、複数のメーカーのパソコンを一度に処分できる点です。

メーカーに依頼する場合は、そのメーカーが販売している機種しか処分できません。しかし、産業廃棄物処理会社なら、どのメーカーのパソコンでも処分できます。

また、メーカーに依頼するよりも安価に処分できる点や、パソコン以外の不要品も同時に処分できる点も魅力です。

ただし、なかには悪質な会社も存在するので注意が必要です。自治体の認可を受けている産業廃棄物処理会社かどうか、事前に確認しましょう。

リサイクル会社に依頼する

リサイクル会社に法人のパソコンの処分を依頼すれば、廃棄物ではなくリサイクル資源として回収してくれることがあります。

このとき、リサイクル資源として扱われれば、処分費用がかからないこともあるので確認してみましょう。

また、リサイクル料金が発生する場合でも、リサイクル品として価値があれば廃棄によってゴミを増やさずに済みます。

リサイクルによって社会的責任を果たしつつ、なおかつコスト削減を図れることが大きなメリットです。

ただし、産業廃棄物処理会社と同様に、悪質な会社が存在する点には十分注意してください。

情報漏洩などのトラブルを防ぐため、信頼性の高い委託先を選ぶ必要があるほか、データ消去などのセキュリティ対策も求められます。

法人のパソコンを処分する際の注意点

法人のパソコンを処分する際は、端末に残った情報が外部に漏れないよう十分に注意しましょう。

万が一、顧客データや機密情報が流出すれば、会社の信用を失うばかりか法的な責任を問われかねません。

処分を依頼する前には、デバイス内のデータや管理情報を完全に消去しましょう。そのうえで、信頼できる業者を選ぶことが重要です。

データを完全に消去する

法人のパソコンには、社内の機密情報や顧客・従業員の個人情報、銀行口座のログイン情報など、重要な情報が数多く記録されています。

仮に廃棄したパソコンから情報が漏れてしまえば、企業イメージの失墜や銀行口座の不正利用など、さまざまなトラブルに発展する恐れがあるでしょう。

そのため、パソコンの処分を依頼する前には端末を初期化し、保存したデータを消去する必要があります。
しかし、データを完全に消去するには、端末の初期化のみでは不十分なので、データ消去を専門的に扱うサービスを利用するのがおすすめです。

国際基準に準拠した消去証明書が発行される、「スイートデータ消去」などのツールを活用するとよいでしょう。

参考記事：情報漏洩による損害賠償の相場は？事例から読み解く金額やリスク

固定資産台帳の更新や管理シールの取り外しを行う

取得価額が10万円以上のパソコンは、固定資産台帳への登録が必要です。そのため、処分する際は廃棄処理の登録を行うなど台帳の更新が必要になります。

台帳を更新しなければ、手元にないパソコンが償却資産申告書に記載されることになり、会計上のトラブルに発展しかねません。

また、パソコンの処分時には、管理シールの取り外しが必須です。購入したパソコンに貼る管理シールには、部署名や管理番号などが記されているのが一般的です。

万が一、管理シールを貼り付けたまま処分すれば、会社が特定されて情報漏洩に発展するなど、セキュリティリスクが高まります。

このほか、企業で使われていたパソコンだと気づかれないよう、会社のロゴなども除去しておきましょう。

参考記事：IT資産管理とは？目的や活用できるツールの種類、導入時の選び方を解説

委託先の信頼性をチェックする

産業廃棄物処理会社やリサイクル会社のなかには、悪質な業者が紛れています。

データ消去の請け負いを隠れみのに、悪意を持って個人情報を取得しようとするケースも少なくありません。

安全な業者を選ぶためには、処分を依頼する前に、複数の委託先をピックアップして信頼性をチェックすることが重要です。

目安として、次のようなポイントをチェックしましょう。

• 産業廃棄物処分業許可証の交付を正式に受けているか
• 事業所の所在地がきちんと明記されているか
• 相場と比較し料金が安すぎないか

（まとめ）適切な処分方法を押さえて社内のパソコンを処理しよう

法人で使っていたパソコンを処分する場合は、必ず産業廃棄物として処分しなければなりません。

ルールに則って正しく廃棄するほか、リサイクルによる社会的責任も果たす必要があります。

また、企業のパソコンには重要なデータが残っているため、データの消去を適切に行うことが求められます。

処分の際はメーカーや専門業者へ依頼するのが一般的ですが、なかには悪徳業者も紛れているので注意してください。

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